Voice-over-IP als Telefonie-Lösung fürs Homeoffice nutzen

Mitarbeiter im Homeoffice müssen telefonisch immer erreichbar sein. VoIP ist dafür eine gute Lösung, bei der aber einige sicherheitstechnische Punkte zu beachten sind.

In Deutschland arbeiten mittlerweile viele Mitarbeiter vom Homeoffice aus. Das stellt die Unternehmen vor große Schwierigkeiten und die Mitarbeiter machen sich Gedanken über die Kosten, beispielsweise für Internet und Telefonie. Eine gute Lösung für die Business-Telefonie vom Wohnzimmer aus ist VoIP – Voice-over-IP -, das Telefonieren über das Internet.

Was ist VoIP-Telefonie eigentlich genau?

Seit Jahren schon sind normale ISDN-Anschlüsse auf dem absteigenden Ast. VoIP-Telefonie ist auf dem Vormarsch. Dazu ist der herkömmliche Telefonanschluss nicht mehr notwendig. Kunden telefonieren entweder über eine lokale Telefonanlage oder direkt über die Cloud. Cloud-Lösungen sind dabei besonders flexibel und lassen sich an die individuelle Situation des einzelnen Kunden anpassen. Unternehmen können neue Standorte, neue Mitarbeiter und Freiberufler einfach in die Cloud-Anlage einbinden.

Wer noch mit einem analogen Telefon arbeitet, sollte das dringend umstellen. Sie lassen sich nur schlecht in moderne Lösungen einbinden. Es kann zu Fehlern in der Telefonie kommen oder sogar zu Totalausfällen. SIP Deutsche Telefon bietet hier gleich mehrere Lösungen an.

Welche Vorteile hat VoIP für Mitarbeiter im Homeoffice?

Natürlich will niemand sein privates Telefon nutzen, um Firmentelefonate vom Homeoffice damit durchzuführen. Unternehmen können ihre Mitarbeiter an die Telefonanlage im Unternehmen anbinden und so dieses Problem lösen. Mitarbeiter telefonieren von zu Hause aus wie gewohnt mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen und nutzen dabei die Firmennummer. Von außen merkt dadurch niemand, dass die Mitarbeiter gar nicht im Büro sind. Die Mitarbeiter schützen ihre Privatsphäre, weil sie ihre private Telefonnummer nicht für die Geschäftstelefonie nutzen müssen.

Die Mitarbeiter brauchen dafür keine speziellen Geräte. Das funktioniert mit privaten wie geschäftlichen Geräten, über IP-Telefone, Smartphones oder ein Headset, das an den Computer oder Laptop angeschlossen ist. Egal mit welchem Gerät die Mitarbeiter telefonieren, sie können immer dieselbe Telefonnummer nutzen. Das hat nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für Kunden und Geschäftspartner. Sie können ohne Umwege direkt den persönlichen Ansprechpartner erreichen.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Mitarbeiter untereinander ebenfalls effizient kommunizieren können. Sie sehen auf ihrem Computer oder in der App genau, welche Kollegen gerade erreichbar sind. Denn moderne Kommunikationssoftware zeigt direkt an, wer sich am System angemeldet hat und erreichbar ist. Die einzelnen Teilnehmer können ihren Status angeben, dass sie beispielsweise beschäftigt oder in einem Meeting sind.

Intelligentes Anrufmanagement ist ein weiterer Vorteil. Das System ist programmierbar und leitet Anrufe in bestimmten Situationen genau nach Vorgabe um. Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten lassen sich zu einer Rufbereitschaft umleiten. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall laufen dann beispielsweise alle Anrufe zur Vertretung.

Gibt es Sicherheitsrisiken bei der VoIP-Telefonie?

Für Unternehmen ist es extrem wichtig, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice sicher arbeiten. Dabei geht es nicht nur darum, gesetzliche Bestimmungen im Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten einzuhalten und die Daten richtig zu schützen. Es geht auch darum, Angriffe von außen zu verhindern. Für Hacker ist es viel leichter, die Mitarbeiter im Homeoffice anzugreifen als im Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, beispielsweise mit den richtigen Hard- und Softwarelösungen für eine Firewall oder eine VPN-Verbindung.

Am besten ist es, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice nicht mit ihren privaten Computern arbeiten. Das ist sicherlich nicht nur im Interesse des Unternehmens, sondern vor allem auch im Interesse der Mitarbeiter. Das Problem bei privaten Computern besteht darin, dass das Unternehmen die Kontrolle über entsprechende Sicherheitsvorkehrungen verliert. Der Mitarbeiter nutzt auf seinem privaten Computer vielleicht Programme, die ein Sicherheitsrisiko bergen. Ist der Computer Firmeneigentum, bestimmt das Unternehmen, welche Software installiert wird oder welche Webseiten die Mitarbeiter besuchen dürfen.

Den Speichermedien liegt auch ein Sicherheitsrisiko inne. Verwenden die Mitarbeiter USB-Sticks zum Beispiel nicht nur mit den Firmengeräten, sondern auch zu privaten Zwecken, ist das Risiko groß, damit einen Virus in das Unternehmenssystem zu übertragen.

Auch Cloud-Anwendungen können ein Sicherheitsrisiko sein. Sie unterstützen die dezentrale Arbeit sehr und sind sehr praktisch. Doch bei Weitem nicht alle Anbieter werden den Anforderungen im gewerblichen Umfeld gerecht und können die Datensicherheit gewährleisten. Die Mitarbeiter im Homeoffice brauchen hier eine professionelle Lösung oder Speicherplatz auf den firmeneigenen Servern.

Eine weitere große Gefahrenquelle sind Passwörter. Viele haben sehr einfache Passwörter, weil sie sich diese gut merken können. Ein Standardpasswort, das mittlerweile wirklich jeder knacken könnte ist „12345678“. Mitarbeiter sollten dazu angehalten sein, zwingend strenge Richtlinien bei der Erstellung von Passwörtern einzuhalten. Sichere Authentifizierungsprogramme stellen eine zusätzliche Hürde für Angreifer von außen dar.

Eine wichtige Passwort-Regel muss dabei lauten: für jede Anwendung ein eigenes Passwort!

Der Zugriff auf den Rechner, die E-Mails und bestimmte Softwareanwendungen darf auf keinen Fall mit demselben Passwort erfolgen. Damit kommen Angreifer von außen nicht so einfach in mehrere Bereiche gleichzeitig, wenn sie ein Passwort erlangt haben.

VoIP-Telefonie hat auch Nachteile

Wer über VoIP telefoniert, ist komplett von einer guten Internetverbindung abhängig. Eine schlechte Internetverbindung hat eine schlechte Gesprächsqualität zur Folge. Auch bei Stromausfall ist es dann vorbei mit der Telefonie. Das Internet funktioniert dann nicht mehr. Hier hat ein analoges Telefon klare Vorteile. Eine Möglichkeit, einen kurzen Stromausfall zu überbrücken, ist die Nutzung des mobilen Internets am Smartphone.

VoIP-Telefonie ist mit persönlichen Benutzerkonten verbunden. Ein großes Risiko sind hier die Passwörter. Bei zu einfachen, unsicheren Passwörtern können sich Angreifer von außen einhacken und die gesamte Telefonanlage lahmlegen. Wer von vorneherein weiß, worauf er sich mit VoIP-Telefonie einlässt, kann entsprechende Vorkehrungen für sicheres Telefonieren treffen.