Arbeiten im Homeoffice – Wer trägt die Kosten?

Das Arbeiten im Homeoffice hat Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer vor neue Herausforderungen gestellt. Was Sie rund ums Arbeiten von zu Hause aus wissen sollten und was wichtig bei der Umsetzung ist, erfahren Sie hier. 

Arbeiten im Homeoffice ist der breiten Öffentlichkeit in Deutschland vor allem in der Corona-Krise bekannt geworden. Während Arbeit aus dem Homeoffice vorher überwiegend von Freiberuflern ausgeübt wurde, mussten sich pandemiebedingt viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit dem Thema auseinandersetzen.

Fragen, die in diesem Zusammenhang immer wieder auftauchten, drehten sich oft um die Einrichtung und Ausstattung des Homeoffice:

• Wer trägt die Anschaffungskosten?
• Welche Einrichtung braucht es im Homeoffice?
• Wer ist für die laufenden Kosten zuständig?

In folgendem Artikel wollen wir etwas Licht ins Dunkel bringen, die wichtigsten Bereiche des Homeoffice erläutern und Tipps geben, wie Arbeiten von zu Hause aus gelingen kann.

Was ist Homeoffice eigentlich genau?

Auch wenn es keine strenge Definition des Begriffes Homeoffice gibt, wird darunter allgemein das Arbeiten von zu Hause aus verstanden.

Das klassische Homeoffice bezieht sich dabei auf den Arbeitsplatz, der in den privaten Räumen eines Arbeitnehmers liegt. Für einen Homeoffice-Mitarbeiter ist nach dieser Definition kein Arbeitsplatz im Betrieb vorgesehen bzw. eingeplant.

Etwas weiter gefasst ist jede Arbeit von zu Hause aus, als Homeoffice zu verstehen. Im Deutschen ist dafür der Begriff Telearbeit gängig. Unterschieden wird dabei zwischen:

• Teleheimarbeit:
  Die gesamte Arbeit wird vom Arbeitnehmer von zu Hause aus verrichtet.
• Alternierende Telearbeit:
  Der Arbeitnehmer erledigt seine Arbeit wechselweise von zu Hause oder dem Betrieb aus.
• Mobile Telearbeit:
  Die Arbeit erfolgt bspw. aufgrund von Kundebesuchen von wechselnden Arbeitsorten aus.

Teleheimarbeit, am ehesten mit dem Begriff Homeoffice gleichzusetzen, hat vor allem im vergangenen Jahr eine starke Zunahme erfahren. Einer Umfrage der IHK Berlin nach haben aufgrund der gesundheitspolitischen Anordnungen fast 66 % der befragten Unternehmen ihre Arbeit ins Homeoffice verlagert. Lediglich knapp 15 % der befragten Betriebe haben auch vorher schon im Homeoffice gearbeitet.

Eine Studie des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts der Hans-Böckler-Stiftung kam zum Ergebnis, dass im April 2020 17% der Befragten von wechselnden Orten aus arbeiteten und 27 % der Befragten im Homeoffice. Diese Zahlen blieben relativ stabil. So waren es im Januar 2021 14 % der Befragten, die mobil arbeiteten und noch 24 %, die aus dem Homeoffice arbeiteten.

Homeoffice rechtlich betrachtet

Grundsätzlich gibt es hierzulande derzeit weder ein Recht auf Homeoffice noch eine Pflicht, im Homeoffice zu arbeiten.

Erste offizielle Anordnungen kamen mit der „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung“ des Bundesarbeitsministeriums Anfang 2021. Darin hieß es, dass wann immer möglich, Arbeitnehmer von zu Hause aus der beruflichen Beschäftigung nachgehen sollten. Doch diese ist seit 2. Februar 2023 bereits wieder außer Kraft getreten.

Weitere Hinweise auf einen Arbeitsplatz im Homeoffice findet man zudem in der Arbeitsstättenverordnung. Gemäß dieser sind Telearbeitsplätze vom „Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat“. (Quelle § 2 ArbStättV)

Weitere rechtliche Hinweise

Handelt es sich bei der Arbeit um klassisches Homeoffice, unterliegt der häusliche Arbeitsplatz zudem der Arbeitsschutzverordnung. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber Sorge zu tragen hat, dass die Gesundheit des Arbeitnehmers auch im Homeoffice sichergestellt und keinesfalls beeinträchtigt ist. Das kann unter anderem die Beschaffenheit des Schreibtisches und -stuhls, die Beleuchtung oder auch die Qualität eines Displays betreffen.

Dementsprechend muss der Arbeitgeber auch für die Einrichtung des Homeoffice aufkommen, sofern es sich um reine Telearbeit handelt.

Auch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes muss gegeben sein. Oftmals werden dafür Kernarbeitszeiten festgelegt, in denen der Arbeitnehmer grundsätzlich zu erreichen ist und seiner Arbeit nachkommt.

Arbeitsplatz zu Hause – Darauf sollten Sie achten

Was macht einen guten Arbeitsplatz zu Hause aus? Was braucht es an Ausstattung, damit effektiv gearbeitet werden kann?

Ideal ist es natürlich, wenn es für das Homeoffice einen eigenen Raum gibt, in den Sie sich zum konzentrierten Arbeiten zurückziehen können. Neben einer guten Arbeitsatmosphäre minimieren sich die äußeren Ablenkungen wie Familiengespräche oder spielende Kinder enorm.

Tipp: Ein weiterer Vorteil des häuslichen Arbeitszimmers liegt darin, dass sie dieses mit bis zu 1.250 € von der Steuer absetzen können (Stand August 2021). Diese Möglichkeit entfällt, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz ohne räumliche Trennung in die häusliche Umgebung integriert haben.

Vor allem hinsichtlich der Ausstattung sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• höhenverstellbarer Schreibtisch
• ergonomischer Bürostuhl
• einen großen Bildschirm
• genügend Abstand zum Bildschirm
• ausreichende Beleuchtung
• grundsätzlich ergonomisches Arbeiten

Die Firma Lexware, sonst eher bekannt für verschiedene Softwareprogramme rund um Büro und Buchhaltung, berichtet auf ihrer Internetseite umfassend und tiefgründig zu weiteren Aspekten des Homeoffice. Wenn Sie sich mit dem Thema Homeoffice konfrontiert sehen, egal ob als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, ist Ihnen der Besuch dieser Seite sehr zu empfehlen.

Wer trägt die Kosten?

Wie vorausgehend erwähnt, muss der Arbeitgeber dann für die Einrichtung des häuslichen Arbeitsplatzes aufkommen, wenn es sich um reine Telearbeit handelt. Das bedeutet, dass in aller Regel ein Schreibtisch samt Stuhl und Laptop oder Computer mit Display und entsprechender Software gestellt werden müssen. Sind weitere Geräte wie Drucker, Faxgerät oder auch Festnetztelefon für die Arbeit unerlässlich, so müssen auch diese vom Arbeitgeber gestellt werden bzw. die Anschaffungskosten von ihm übernommen werden.

Beachten Sie, dass sämtliche Geräte und Einrichtungsgegenstände im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und Ihnen lediglich zur Verfügung gestellt werden.

Grundsätzlich ist es auch möglich, mit privaten Laptops, Druckern oder Computern zu arbeiten. Hier muss jedoch gewährleistet sein, dass sich berufliche und private Dokumente nicht vermischen und vor allem betriebliche Unterlagen sicher aufbewahrt bzw. abgespeichert werden und vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.

Genauere Absprachen diesbezüglich erfolgen dann meist zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Arbeiten Sie nur teilweise von zu Hause oder sind aufgrund bestimmter Umstände vorübergehend ins Homeoffice gewechselt, muss sich Ihr Arbeitgeber dennoch an einigen Kosten beteiligen. Dazu zählen vor allem Telefon- bzw. Internetanschlussgebühren und Stromkosten. Andere Kosten, wie beispielsweise für Büromöbel und weitere Ausstattung, sind vom Arbeitgeber nicht zu übernehmen.

Gewöhnlicherweise besteht Ihr betrieblicher Arbeitsplatz weiterhin fort, sodass Sie einen ergonomisch geformten Bürostuhl oder auch den Firmenlaptop für die Dauer Ihres Heimarbeitsplatzes mit nach Hause nehmen könnten. Ebenso sieht es mit Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier und –patronen, Stifte, Büroklammern etc. aus. Diese dürfen daheim dann aber auch nur im beruflichen Rahmen verwendet werden.

Homeoffice: Vorteile vs. Nachteile

Trotz einiger Vorteile, von zu Hause aus zu arbeiten, ist es nicht jedermanns Sache. Es braucht eine gewisse Selbstdisziplin, das Arbeitspensum zielgerichtet zu erledigen und möglichen Ablenkungen erfolgreich entgegenzuwirken. Die verlängerte Raucherpause im Sonnenschein auf der heimischen Terrasse oder der Anruf eines Amtes oder auch Bekannten kann den Ablauf mitunter durcheinanderbringen.

Wenn Sie gerne unter Kollegen sind, kann Ihnen das Arbeiten von zu Hause schwerfallen. Hier liegt es am Arbeitgeber, der Belegschaft den regelmäßigen Austausch zu ermöglichen, sei es mittels Telefon- oder Videokonferenzen oder auch regelmäßigen Treffen im Betrieb.

Beim Homeoffice entfällt der Arbeitsweg oft komplett, was für viele Arbeitnehmer aber als Erleichterung und Vorteil wahrgenommen wird. Stattdessen können Sie sich ohne Parkplatzsuche oder Warten auf den nächsten Bus der eigentlichen Arbeit widmen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der Vor- und Nachteile von Homeoffice für den Arbeitnehmer.

Fazit

Arbeiten aus dem Homeoffice wird uns noch längere Zeit begleiten. Umso wichtiger ist es, dass der Arbeitsplatz so eingerichtet ist, dass er den Bedürfnissen des Arbeitnehmers entspricht. Beziehen Sie Ihren Arbeitgeber in die Gestaltung des Arbeitsplatzes ruhig mit ein. Einerseits ist er dazu ohnehin angehalten. Andererseits sind Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber daran interessiert, dass die Arbeit auch von zu Hause aus mit Freude und dementsprechend effektiv erledigt wird.