Als Unternehmer können Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen. Allerdings reicht ein einfacher Kassenbon nicht aus. Worauf Sie achten müssen, erfahren Sie hier.
Für Unternehmer sind gute geschäftliche Beziehungen mit Kunden und Geschäftspartnern von großer Bedeutung – sie schaffen ein angenehmes Klima für eine weitere, gute Zusammenarbeit. Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Geschäftspartner zu Besprechungen oder nach Vertragsabschlüssen zum Essen einladen – die dabei entstehenden Aufwendungen können Sie als Unternehmer zu einem großen Teil von der Steuer absetzen. Der Gesetzgeber hat jedoch bestimmte Regelungen vorgegeben, die einzuhalten sind, damit Ihre Bewirtungsaufwendungen auch tatsächlich als abzugsfähige Betriebsausgaben anerkannt werden.
Bewirtungskosten – beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
Laut Einkommensteuergesetz muss erfüllt sein, dass
- bei einer Bewirtung von Kunden oder Geschäftspartnern das Darreichen von Speisen und Getränken ausschließlich im Vordergrund steht.
- der Bewirtung muss offenkundig ein betrieblicher Anlass zugrunde liegen.
Wenn Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen wollen, müssen Sie daher nachweisen, dass beide Voraussetzungen erfüllt sind. Der Gesetzgeber spricht hierbei von Nachweispflicht.
» Umsatzsteuer bei Bewirtungskosten geltend machen
Wenn Sie diese und die nachstehenden Aufzeichnungspflichten einhalten, können Sie 70 Prozent der Bewirtungsaufwendungen gewinnmindernd ansetzen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer voll in Anspruch nehmen können – diese wird nicht mit anteiligen 70 Prozent herausgerechnet.
» Höhe der Bewirtungskosten nicht übertreiben
Damit bei einer Betriebsprüfung Ihre Belege anerkannt werden, sollten Sie auch darauf achten, dass die Höhe der Aufwendungen der sogenannten allgemeinen Verkehrsauffassung entsprechen – das bedeutet, dass sich die Kosten in einem akzeptablen Rahmen befinden sollten. Wenn die Finanzbehörde die Höhe einer von Ihnen eingereichten Bewirtungsaufwendung nicht anerkennt, wird sie in der Regel jedoch einen angemessenen Teil festsetzen. Der nicht abziehbare Anteil wird dann entsprechend verbucht – auch die darin enthaltene Vorsteuer können Sie nicht in Abzug bringen.
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Was zählt zu den Bewirtungskosten?
Nicht alle Aufwendungen, die mit der Darreichung von Speisen und Getränken einhergehen, fallen unter die Regelung beschränkt abzugsfähiger Bewirtungskosten. So sind beispielsweise Getränke wie Kaffee, Sprudel oder Tee, die Sie in Ihrem Unternehmen für Ihre Mitarbeiter zum Verzehr zur Verfügung stellen, keine Bewirtungsaufwendungen. Sie zählen zum Personalaufwand und können unter freiwilligen sozialen Leistungen oder sonstigen Personalkosten verbucht werden.
» Aufmerksamkeiten sind keine Bewirtungskosten
Auch, wenn Sie mit Kunden in Ihrem Unternehmen eine Besprechung haben und kleine Speisen und Getränke reichen, fallen diese Aufwendungen nicht unter Bewirtungskosten, sondern sind unter Aufmerksamkeiten voll absetzbar.
Wenn Sie im Rahmen Ihres Unternehmens eine Sonderveranstaltung organisieren, dabei Kunden und Besucher bewirten und kleine Geschenke verteilen, so müssen Sie hier auf eine genaue und getrennte Aufzeichnung achten – die Bewirtungskosten können Sie dabei wie gewohnt mit 70 Prozent der Aufwendungen geltend machen.
Aufzeichnungspflichten erfüllen – Belege richtig dokumentieren
Damit Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen können, müssen Sie auf einen korrekt ausgestellten Bewirtungsbeleg achten. Dieser muss genaue Angaben über die dargereichten Speisen und Getränke beinhalten, auch muss der Beleg maschinell erstellt werden. Sollte letzteres nicht möglich sein, müssen die Angaben jedoch mindestens maschinell registriert worden sein. Ein Bewirtungsbeleg muss außerdem noch weitere Angaben enthalten:
- Namen der von Ihnen bewirteten Personen
- Ihr eigener Name sowie eventuell die Namen von Ihren Angestellten, wenn diese bei der Bewirtung dabei gewesen sind
- Anlass der Bewirtung
- Ort und Datum
Achten Sie darauf, keine allgemeine Bezeichnung für den Anlass der Bewirtung zu wählen, sondern eine aussagekräftige und nachvollziehbare Benennung – beispielsweise die Anbahnung von geschäftlichen Beziehungen oder erfolgreiche Vertragsabschlüsse zu einem bestimmten Projekt.
Gemäß Einkommensteuerrichtlinien wird im Einzelfall geprüft, ob die Bewirtungsaufwendungen betrieblich veranlasst sind und anerkannt werden. Als Unternehmer müssen Sie den Beleg unterschreiben, damit die Angaben als vollständig gelten.
Kann ich Trinkgeld als Bewirtungskosten absetzen?
Auch Trinkgelder, die Sie aufgewendet haben, werden zu Bewirtungskosten gezählt. Diese werden zu 70 Prozent als Bruttobetrag abgezogen. Grundsätzlich ist es wichtig, die angefallenen Bewirtungskosten getrennt von anderen Betriebsausgaben aufzuzeichnen – so verlangt es das Steuerrecht.
Urteil des Bundesfinanzhofes zu abzugsfähigen Bewirtungskosten
Der Bundesfinanzhof entschied im September 2012, dass künftig nur noch dann Eigenbelege über Bewirtungsaufwendungen anerkannt werden, wenn der Rechnungsbetrag von 150 Euro nicht überschritten wird. Damit Sie also auch nach der neuen gesetzlichen Regelung Bewirtungskosten von der Steuer absetzen können, sollten Sie darauf achten, dass bei Rechnungen über 150 Euro die Namen der bewirteten Personen enthalten und alle genannten Aufzeichnungspflichten erfüllt sind. Damit ist gewährleistet, dass der betriebliche Anlass bei einer Prüfung leichter nachvollziehbar ist. Wo bisher eine Kreditkartenabrechnung als Nachweis anerkannt wurde, greift ebenfalls die Neuregelung – auch hier müssen Sie als Unternehmer dafür sorgen, dass ein detaillierter Beleg vorliegt.
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